“Hij gebruikt een zakelijke telefoon. Dan mag ik toch gewoon kijken wat erop staat?”
Zo eenvoudig ligt het juridisch niet.
WhatsApp wordt op de werkvloer steeds vaker gebruikt voor contact met collega’s, klanten en leidinggevenden. Soms gebeurt dat via een zakelijke telefoon, soms via een privételefoon. Maar betekent dat ook dat een werkgever de berichten mag controleren?
Het korte antwoord: meestal niet zomaar.
Een zakelijke telefoon is niet automatisch een vrijbrief
Ook als een telefoon eigendom is van de werkgever, heeft een werknemer recht op privacy.
Een werkgever mag onder omstandigheden wel controleren, bijvoorbeeld bij een concreet vermoeden van ernstig verwijtbaar gedrag of wanneer controle noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering. Maar de werkgever moet daarvoor een gerechtvaardigd doel hebben en de controle moet noodzakelijk en proportioneel zijn.
“De telefoon is van het bedrijf” is op zichzelf dus geen voldoende reden om de volledige WhatsApp-geschiedenis van een werknemer te bekijken.
En een privételefoon?
Daar ligt het nog gevoeliger.
Gebruikt een werknemer zijn eigen telefoon voor het werk, dan betekent dat niet dat de werkgever toegang mag krijgen tot de privéberichten op die telefoon.
Het is daarom verstandig om vooraf duidelijke afspraken te maken over het gebruik van WhatsApp, privételefoons en andere communicatiemiddelen voor zakelijke doeleinden.
Wat als je iets vermoedt?
Stel dat je vermoedt dat een werknemer bedrijfsinformatie deelt of klanten probeert mee te nemen naar een concurrent. Je weet dat daarover mogelijk WhatsApp-contact is geweest.
Dan is het verleidelijk om zelf op onderzoek uit te gaan. Toch is het verstandig eerst te beoordelen op welke manier je informatie mag verzamelen.
Niet alleen de vraag “mag ik dit weten?” is belangrijk, maar ook: “mag ik dit op deze manier achterhalen?”
Onzorgvuldig of onrechtmatig verkregen informatie kan namelijk weer nieuwe juridische problemen opleveren.
Leg vooraf duidelijke regels vast
Voor werkgevers is voorkomen meestal beter dan achteraf repareren.
Zorg daarom voor duidelijke afspraken over:
- het gebruik van zakelijke en privételefoons;
- WhatsApp en andere berichtenapps;
- zakelijke e-mail en accounts;
- controle en monitoring van werknemers;
- het gebruik van bedrijfsinformatie;
- wat er gebeurt met zakelijke communicatie bij uitdiensttreding.
Ook bij een zakelijk e-mailaccount geldt dat de werkgever niet onbeperkt en zonder aanleiding in de mailbox van een werknemer mag rondkijken. Ook daar spelen privacy, proportionaliteit en de noodzaak van de controle een belangrijke rol.
Eerst nadenken, dan controleren
De juridische vraag is dus niet alleen: “Van wie is de telefoon of het account?”
De belangrijkere vragen zijn: waarom wil je de communicatie controleren, is dat noodzakelijk en mag je dit op deze manier doen?
Heb je als werkgever op dit moment een situatie waarbij je niet goed weet wat je mag doen? Bijvoorbeeld omdat je vermoedt dat een werknemer bedrijfsinformatie deelt of omdat je twijfelt of je bepaalde communicatie mag controleren? ZWIQR denkt met je mee en geeft praktisch juridisch advies over wat je in die situatie wel en niet kunt doen.
Maar liever voorkomen dan achteraf oplossen. Daarom kan ZWIQR ook vooraf je bedrijfsdocumenten en afspraken controleren. Denk aan privacybeleid, personeelsreglementen en afspraken over het gebruik van e-mail, WhatsApp, monitoring en andere communicatie op de werkvloer.
Zo weet je vooraf waar je als werkgever aan toe bent en verklein je de kans op juridische problemen achteraf.
Wil je weten of jouw bedrijfsdocumenten en afspraken nog goed geregeld zijn? Neem contact op met ZWIQR.
